Seis planillas, 150 hojas
y un camión que no podía salir.

Ruminant produce alimento balanceado. Sus costos, sus fórmulas y su stock vivían en un sistema de planillas conectadas entre sí que solo una persona entendía del todo. Hoy es un sistema en línea.

planillas de Excel conectadas entre sí. Antes.

150

hojas repartidas entre esas planillas.

418

precios cargados a mano, todos los meses.

meses de proyecto, de la primera reunión al sistema.

EL PROBLEMA

El precio que ves no es el que ve el otro.

Costear un producto pasaba por seis planillas conectadas entre sí, con unas 150 hojas en total. Una persona actualizaba a mano 418 precios por mes. Y como cada área trabajaba sobre su copia, las copias quedaban desfasadas meses: la discusión no era qué producir, era qué planilla estaba bien.

El día que eso se paga no es el día que se arma la planilla. Es el día que un camión cargado para la Patagonia, con siete productos arriba, no puede salir porque falta una melaza que viene de Tucumán. La información existía. No estaba donde alguien la mirara a tiempo.

Un sistema de planillas funciona hasta el día exacto en que deja de funcionar.

QUÉ HICIMOS

Un solo lugar para el costo y la fórmula.

No se trataba de digitalizar las planillas: se trataba de que el costo, la fórmula y el stock fueran el mismo dato para todos, y que actualizar un precio no dependiera de acordarse.

Costeo

Los precios se cargan una vez y el costo de cada producto se recalcula solo. Se terminó la copia desfasada.

Formulación

Cada fórmula con sus componentes y su costo real, versionada. Cambiar un ingrediente muestra al instante qué pasa con el precio.

Stock

Qué hay, dónde y cuánto falta para lo que está por producirse. La melaza que no llegó se ve antes de cargar el camión.

Órdenes de elaboración

De la fórmula a la orden, con lo que hay que preparar y en qué cantidad, sin rehacer la cuenta en otra planilla.

QUÉ CAMBIÓ

Una sola versión de la verdad.

Pasaron de seis planillas desfasadas entre sí a un sistema en línea donde el precio que ve producción es el mismo que ve administración. Tres meses, de la primera reunión al sistema funcionando.

No vamos a poner acá un porcentaje de ahorro: lo que cambió no se mide en horas sino en decisiones que antes se tomaban con un dato viejo. La diferencia se nota el día que hay que cargar un camión.